Kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d) für Empfang und Büroorganisation

Unser Kunde sucht eine engagierte kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d) für den Empfang und die Büroorganisation in einem dynamischen Arbeitsumfeld. In dieser Rolle sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucherinnen und Besucher und sorgen für einen herzlichen Empfang. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Annahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails sowie die Postverteilung und der Wareneingang. Sie koordinieren den Fahrdienst, verwalten Schlüssel und Sicherheitsvorkehrungen und organisieren Meetingräume, einschließlich der Reservierung und Vorbereitung von Konferenzräumen. Darüber hinaus sind Sie verantwortlich für die Organisation interner Veranstaltungen, die Planung von Reisen, einschließlich Hotel- und Flugbuchungen sowie Versicherungen für Messen und Kundenbesuche. Sie unterstützen auch bei der Vorbereitung von Messebesuchen und leisten allgemeine administrative Unterstützung, wie Schriftverkehr, Dokumentenablage und Archivierung. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem interdisziplinären Team aus Marketing, Wissenschaft und Vertrieb zu arbeiten und sich in einer modernen Arbeitsumgebung weiterzuentwickeln. Die Unternehmenskultur ist familiär und geprägt von flachen Hierarchien, was schnelle Entscheidungswege ermöglicht.

Der ideale Kandidat bringt eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit, beispielsweise im Bereich Bürokommunikation. Berufserfahrung am Empfang oder im Büro ist wünschenswert. Sie sollten ein freundliches und professionelles Auftreten haben sowie über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich, während gute Englischkenntnisse von Vorteil sind. Organisationstalent, Serviceorientierung und Zuverlässigkeit sind ebenso wichtig wie ein sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel). Erfahrung mit Bürosoftware oder CRM-Systemen ist von Vorteil. Diskretion, Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und Flexibilität runden Ihr Profil ab und machen Sie zu einer wertvollen Unterstützung für das Team.